So gelingen effektive Online Meetings
Online-Meeting-Marathon, Zoom/Teams-Fatigue, ineffiziente Palaver-Runden, langweilige Webinar-Produktschulungen mit Powerpoint-Schlachten und am besten haben dabei noch alle Teilnehmenden die Kamera aus und machen ganz sicher nebenbei irgendwas anderes… Mails checken, Nägel lackieren, you name it…
Ganz ehrlich, genau so läuft es doch oft ab. Zeitverschwendung für alle Beteiligten und Fortschritte bleiben aus…
Nach zwei Jahren Remote und Digital Work wissen wir aber auch um die Vorteile und eins ist sicher: Online Meetings wird es auch in Zukunft geben. Sowieso, wenn wir länder- und zeitzonenübergreifend im Produktmanagement arbeiten.
Wie können wir also die (Online) Meeting Moderation effektiv gestalten, so dass wirksame Arbeitsergebnisse entstehen und alle Teilnehmenden inspiriert und motiviert an die Umsetzung des Besprochenen und Erarbeiteten gehen?
Genau dieser Frage sind wir beim PRODUCT LOUNGE Meetup im März 2022 zusammen mit Lern- und Kommunikationsexpertin Carola Scharvogel nachgegangen.
Carola ist seit 20 Jahren Trainerin, Workshop-Designerin, Teamentwicklerin, Coach und Expertin für Kommunikation, Visualisierung und Kreativität. Und das nicht einfach so, sondern mit sehr viel Leidenschaft, Energie und Enthusiasmus, die ansteckend sind. In ihrer TRAiNER LOUNGE bildet sie Trainer, Coaches, Führungskräfte und HR-Mitarbeiter aus, die professionell, wirksam und pfiffig ihr Knowhow weitergeben und im Team kommunizieren wollen.
Tipp 1: Nähe schaffen
Besonders im virtuellen Raum ist es wichtig als Moderator eine offene und anregende Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Der Schlüssel dazu ist die Beziehungsebene. D.h. gleich zu Beginn der Meeting Moderation ist es ganz wichtig, Nähe zwischen den Meeting-Teilnehmenden zu schaffen. Das ist tatsächlich ein super wichtiger Erfolgsfaktor für deine Meeting Moderation. Dazu gibt es verschiedene Tipps und Kniffe. Ein paar davon stellen wir dir gerne hier vor.
Energizer (oder auch Icebreaker genannt)
Starte deine Meeting Moderation mit einem aktivierenden Energizer, um die Köpfe deiner Teilnehmenden einmal richtig durchzupusten und frisch zu machen für dein Meeting. Meist ist es doch so, dass wir (leider) von einem Termin zum nächsten hetzen, ohne Pausen dazwischen. Wie soll man da sein kreatives Potential voll ausschöpfen, wenn man mit dem Kopf und den Gedanken noch im Meeting von gerade eben ist?
Am vollen Terminkalender deiner Meeting-Teilnehmenden kannst du nichts ändern. An ihrer geistigen Bereitschaft für deine Agenda mit Hilfe eines Energizer jedoch schon.
Je nachdem, welche Energie du für dein Meeting benötigst, kannst du mit dem Energizer deine Teilnehmenden entweder energetisieren und aktivieren oder eben beruhigen und fokussieren. Eine Aktivierung ist z.B. eine körperliche Übung, wie eine Runde zur Musik tanzen oder ein kurzes Spiel, bei dem du Köpfchen und Bewegung miteinander verbinden musst – wie bei der Top-Gun-Übung im Video. Dabei können sich die Knoten in den Gehirnwindungen sprichwörtlich lösen. Probier’s mal aus.
Zur Fokussierung kannst du z.B. ein Kaminfeuer nutzen. Dazu lässt du einfach ein Video von einem knisternden Kaminfeuer für ca. 1 Minute laufen und lässt Ton und Bild auf deine Teilnehmenden wirken. Kläre sie aber vorher auf, warum du das jetzt machst und dass sie sich einfach mal darauf einlassen sollen. Du kannst sie dann auch nach der Wirkung fragen. Meereswellen am Strand haben übrigens einen ganz ähnlichen Effekt.
Check-In
Anstelle oder auch nach dem Energizer kannst du einen kurzen Check-In machen. Kennen sich alle Teilnehmenden oder sollten sie sich noch einander vorstellen? Um ein Team miteinander zu verbinden könnte auch etwas Persönliches geteilt werden, z.B. ein Lieblingsgegenstand. So ein Check-in muss nichts Großes oder gar Zeitaufwendiges sein. Wie beim Energizer geht es darum, die Leute gedanklich in den Raum und in das Meeting zu holen und eine angenehme und vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre zu schaffen.
Deine Präsenz als Moderator*in
Als Organisator*in und Moderator*in deines Meetings hast du in gewisser Weise eine Vorbildfunktion für deine Teilnehmenden. D.h. durch deine eigenen Verhaltensweisen gibst du den Raum und die Atmosphäre darin vor. Gerade im virtuellen Raum ist das besonders spürbar und relevant.
Welche Wirkung hat es wohl, wenn du als Moderator*in die Kamera ausgeschaltet hast? Deine Teilnehmenden werden es dir sehr wahrscheinlich gleichtun und was dann mit dem Meeting und der Effektivität passiert, ist sonnenklar. Also immer die Kamera eingeschaltet lassen und fordere auch deine Teilnehmenden auf, dies ebenfalls zu tun.
Auch den virtuellen Hintergrund solltest du lieber weglassen. Die meisten Bilder lenken doch irgendwie ab oder irritieren, weil die Perspektive nicht stimmt oder die Ränder um dich herum nicht korrekt sind. Damit lenkst du deine Teilnehmenden unnötig ab. Ihr Gehirn ist unweigerlich mehr mit der Entschlüsselung des seltsamen Videobildes beschäftigt als mit dem Thema deines Meetings. Außerdem schafft der virtuelle Hintergrund Distanz. Man fängt an zu grübeln, was sich wohl dahinter verbirgt.
Lade deine Teilnehmenden stattdessen zu dir ein. Sorge für einen klaren und aufgeräumten Hintergrund, der möglichst wenig ablenkt. Ist es hinter dir doch ein wenig turbulent oder lässt sich der Schreibtisch einfach nicht anders hindrehen, nutze maximal den Weichzeichnen-Effekt als virtuellen Hintergrund. Reflektiere selbst einmal, wie die Hintergründe der anderen Teilnehmenden auf dich und deine Aufmerksamkeit wirken.
Und noch ein letzter Kniff zum Thema Nähe schaffen in Meetings: Moderiere im Stehen. Du hast eine ganz andere Präsenz und Energie im Stehen. So hast du auch viel mehr Platz und Bewegungsfreiheit für deine Körpersprache und der Funken kann von dir auf deine Teilnehmenden auch im virtuellen Raum überspringen.
Nähe und Beziehungsaufbau ist ein wichtiges Thema. Deshalb war dies der erste Tipp mit einigen Ideen und Vorschlägen zur Umsetzung.
Tipp 2: Die Agenda als roter Faden durch deine Meeting Moderation
Kein Meeting ohne Agenda! Das meinen Carola und ich absolut ernst. Deine Teilnehmenden möchten vorbereitet sein. Sie möchten wissen, was sie erwartet, was sie gegebenenfalls vorbereitet haben sollten, welchen Beitrag sie leisten sollen, wie viel Zeit sie einplanen müssen und evtl. auch wer alles eingeladen ist.
Struktur gibt Sicherheit und gerade, wenn die Kalender doch so voll sind, möchte man doch wissen und einschätzen können, inwiefern sich das Meeting lohnt. Wenn du also die Effektivität deiner Meetings erhöhen möchtest, dann solltest du bereits vorab eine Zielsetzung und eine Agenda für dein Meeting an die Teilnehmenden versenden, etwa schon mit der Einladung oder mit angemessenem Vorlauf.
Wenn du Palaver-Runden während des Meetings selbst vermeiden willst, brauchst du ebenfalls eine allen transparente Agenda, an der du dich in deiner Meeting Moderation wie an einem roten Faden entlang hangeln kannst. Du kannst Ausschweifungen und wenig zielführende Diskussionen unter Berufung auf die Agenda abbrechen und alle immer wieder zurück zum Thema hinführen.
In meinen Trainings und Workshops nutze ich dazu zusätzlich auch meine ELMO-Karten als kleines Helferlein. ELMO steht für „Enough, let’s move on“ und wer könnte schon böse sein oder sich auf den Schlips getreten fühlen, wenn das sympathische Monster aus der Sesamstraße im Videobild erscheint.
Tipp 3: Ergebnisse sichern
Zur Effektivität eines Meetings gehört auch, dass die erarbeiteten Punkte und neu gesammelten Erkenntnisse nicht irgendwo wieder verloren gehen, sondern eben schriftlich fixiert dokumentiert werden. To Dos und Follow ups sollten geklärt werden: Wer macht was bis wann?
Die Ergebnisse sollten für alle sichtbar sein. Im virtuellen Raum eignen sich digitale Whiteboards wie Miro, Mural oder Conceptboard sehr gut dafür, da sich jeder aktiv beteiligen kann. Mit den Boards kannst du auch deine Inhalte auf Präsentationsfolien teilen und Punkte, die ihr dazu diskutiert, gleich ergänzen und notieren.
Zum Schluss kommt dann noch der Check-Out. Jeder Teilnehmende bekommt dann noch mal die Möglichkeit, seine Key Takeaways zusammenzufassen. Ungeklärtes und Ungereimtheiten kommen spätestens dann zu Tage, so dass du die Chance hast, nochmals ein klärendes Gespräch im Nachgang zu suchen, bevor das Besprochene informell hintenrum in Frage gestellt werden kann.
Ebenso kannst du mit einem Check-out auch ein gewisses Commitment der Teilnehmenden abfragen und einholen und sicherst so wiederum die Effektivität deines Meetings.
Vielen Dank an Carola für die vielen praktischen Tipps, die wir im Meetup nicht nur hören, sondern auch ganz praktisch erleben und reflektieren durften. Das hat allen Teilnehmenden viel Spaß gemacht.
Wenn du diese Tipps beherzigst, wird deine Meeting Moderation auf ein ganz neues Level angehoben und du machst endlich Schluss mit ineffektiven Besprechungen. Das Beste ist, diese Tipps gelten nicht nur im Online-Raum, sondern sind genauso wirksam in Präsenz-Meetings.
Wenn du da noch viel tiefer einsteigen willst, dann schau dich gerne mal bei Carolas Trainingsangeboten um. Ich kann dir eine Zusammenarbeit mit ihr nur von Herzen empfehlen. Ich habe viel von Carola lernen dürfen.
Die Rollen des Kommunikators, Präsentators und Moderators im Produktmanagement schauen wir uns auch sehr intensiv in meinem Trainingsprogramm Product Management UPGREAT an. Hinsichtlich der Meeting Moderation kannst du dir da ganz sicher auch einiges abschauen.
Bei Interesse melde dich bei mir. Ich beantworte dir gerne deine Fragen.
Bis bald, Bernadette
